Datenschutzhinweise für Kunden, Interessenten und Geschäfts­partner

Stand: Oktober 2026 – Achim Barth, Geschäftsführer

I. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für alle natürlichen Personen, mit denen wir im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung stehen oder Kontakt aufnehmen – etwa Kunden, Projektpartner, Interessenten, Dienstleister oder Nutzer unserer Portale.

II. Verantwortlicher

Barth Regelwerk GmbH
Achim Barth – Geschäftsführer
Brunnengasse 3
73650 Winterbach

E-Mail: info@barth-regelwerk.de
Telefon: 0711 / 400 70 720
Website: barth-regelwerk.de

III. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir erheben personenbezogene Daten grundsätzlich direkt bei Ihnen – etwa bei einer Angebotsanfrage, Auftragserteilung oder der Nutzung unserer Online-Dienste.

Wir verarbeiten unter anderem:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Unternehmenszugehörigkeit, Funktion im Unternehmen
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Kommunikationsinhalte
• Zugangsdaten (bei Nutzung von Portalen oder Lernsystemen)
• freiwillige Angaben zu Interessen oder Projekten
• bei Online-Besprechungen: Name, Bild und Ton, Chatbeiträge, geteilte Inhalte und – nur nach Ankündigung – Aufzeichnung und Transkript

IV. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten verarbeiten wir nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist – insbesondere für folgende Zwecke:

1. Vertragsanbahnung und -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

z. B. Angebotserstellung, Projektabwicklung, Auftragsverarbeitungsverträge, Rechnungsstellung

2. Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

z. B. Aufbewahrung nach HGB, AO, Steuerrecht

3. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

z. B. IT-Sicherheit, rechtliche Absicherung, Direktwerbung per E-Mail an Bestandskunden. Unsere Interessen sind dabei sorgfältig gegen Ihre Interessen abgewogen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Erwägungsgrund 47 DSGVO).

4. E-Mail-Werbung an Bestandskunden

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, die wir im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben, auch zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen (§ 7 Abs. 3 UWG).

Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

5. Online-Besprechungen mit Microsoft Teams

Für Besprechungen per Video oder Telefon nutzen wir Microsoft Teams. Dabei verarbeiten wir die Daten, die Sie bei der Teilnahme angeben oder übertragen: Name, E-Mail-Adresse, Bild und Ton, Chatbeiträge, geteilte Inhalte sowie technische Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Besprechung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation).

Aufzeichnung und Transkript: Eine Besprechung zeichnen wir nur auf oder transkribieren sie nur, wenn wir das zu Beginn ankündigen; Teams zeigt es allen Teilnehmern zusätzlich an. Wir nutzen Aufzeichnung und Transkript ausschließlich, um Ergebnisse, Absprachen und Aufgaben festzuhalten und Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Ergebnisse übernehmen wir in Ihre Kundenakte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine vollständige und richtige Dokumentation der Beratung. Sie können der Aufzeichnung jederzeit widersprechen – dann zeichnen wir nicht auf oder beenden die Aufzeichnung.

V. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb der Barth Regelwerk GmbH erhalten nur befugte Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten.

Zudem setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO), z. B. in folgenden Bereichen:

• Hosting und IT-Services
• Kundenportal und E-Learning
• Kundenverwaltung und Kommunikation
• Telekommunikation
• Druck und Versand
• Buchhaltung, Steuerberater
• E-Mail, Online-Besprechungen und Kundenverwaltung (Microsoft Ireland Operations Ltd.: Microsoft 365, Teams, Dynamics 365)

Drittlandbezug: Microsoft verarbeitet Ihre Daten in Rechenzentren in der EU (EU-Datengrenze). Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft Microsoft Corporation in den USA, etwa im Rahmen des Supports, ist in Einzelfällen nicht ausgeschlossen. Microsoft Corporation ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Setzen wir weitere Dienstleister außerhalb der EU ein, geschieht das nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien (Art. 44 ff. DSGVO).

VI. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke erforderlich ist. Danach löschen wir sie regelmäßig, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. aus HGB oder AO, bis zu 10 Jahre).

Aufzeichnungen von Online-Besprechungen werden in Microsoft Teams spätestens nach 120 Tagen automatisch gelöscht. Transkripte und die daraus erstellten Notizen bewahren wir als Teil Ihrer Kundenakte auf, solange das Mandat besteht, und löschen sie danach nach den oben genannten Fristen.

Daten zur Wahrung von Rechtsansprüchen können bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (in der Regel 3 Jahre, höchstens 30 Jahre) aufbewahrt werden.

VII. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte formlos an: info@barth-regelwerk.de

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

VIII. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags ist die Bereitstellung bestimmter Daten erforderlich. Ohne diese ist eine Geschäftsbeziehung nicht möglich. Weitere Angaben (z. B. Interessen) sind freiwillig.

Information über Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, soweit sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Dies gilt insbesondere für Direktwerbung.

Stand: Oktober 2026 – Achim Barth, Geschäftsführer – barth-regelwerk.de

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